POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (Habeas Data)

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1. Introducción

En PROPPER GROUP S.A.S, empresa dedicada a la prestación de servicios de alimentación, tratamos datos personales de estudiantes (menores de edad), padres y acudientes, funcionarios de los colegios y empleados propios.

Estamos comprometidos con la privacidad, la seguridad y el adecuado uso de los datos personales que recolectamos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, y las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Responsable del Tratamiento

Razón social: PROPPER GROUP S.A.S
NIT: 901450278
Dirección: Transversal 56 # 114-50 Local 1

Correo electrónico para ejercer derechos de Habeas Data: ppinzon@propper.com.co
Teléfono: 3214162113

3. Datos personales que recolectamos

Recolectamos únicamente los datos necesarios para la prestación de nuestros servicios y para el funcionamiento interno de la empresa.

3.1. Padres de familia, acudientes y/o representantes legales

• Nombres y apellidos
• Número de identificación
• Datos de contacto: Teléfonos y      correos electrónicos
• Dirección de residencia
• Relación con el estudiante

3.2. Estudiantes (menores de edad)

• Nombres y apellidos
• Código interno asignado por el      colegio
• Fotografía suministrada por el      colegio contratante del servicio
• Imágenes de cámaras de      videovigilancia en restaurante y cafetería.

3.3. Funcionarios del colegio

• Nombres y apellidos
• Número de identificación
• Datos de contacto: Teléfonos y      correos electrónicos
• Imágenes de cámaras de      videovigilancia

3.4. Empleados de PROPPER GROUP S.A.S

Recolectamos los datos necesarios para la relación laboral y para cumplir obligaciones legales:

• Datos de identificación y contacto
• Hoja de vida y antecedentes      laborales
• Información de afiliación al Sistema      General de Seguridad Social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación)
• Número de cuenta bancaria     para el pago de nómina, prestaciones y demás obligaciones laborales
• Incapacidades médicas, certificados de atención en salud y demás documentos requeridos para      trámites ante EPS, ARL u otras entidades
• Información médica mínima      necesaria para trámites ante EPS, ARL u otras entidades del sistema 
• Imágenes captadas por cámaras de      videovigilancia en áreas de trabajo y operación

Importante: PROPPER GROUP S.A.S no almacena historia clínica de los empleados.
Cuando una entidad del Sistema de Seguridad Social requiere soporte médico completo, este es remitido directamente a la EPS o ARL, sin ser conservado por la empresa.

3.5. Proveedores, contratistas y sus empleados

Para la gestión contractual, operativa y de cumplimiento de los servicios contratados, recolectamos únicamente los datos necesarios.

Datos del proveedor o contratista:

• Nombres y apellidos (personas naturales) o razón social (personas jurídicas)

• Identificación o NIT

• Datos de contacto: direcciones, teléfonos y correos electrónicos

• Información comercial y contractual (experiencia, certificaciones, cumplimiento normativo)

• Datos financieros y bancarios para pagos y facturación

Datos de los empleados del proveedor o contratista que interactúan con objeto del contrato y/o que deban presentarse en nuestros puntos de servicio:

• Nombres y apellidos

• Tipo y número de identificación

• Datos de contacto básicos

• Registro de ingreso o visita cuando aplique

• Imágenes captadas por cámaras de videovigilancia ubicadas en nuestros puntos de servicio, exclusivamente por motivos de seguridad, control operativo y cumplimiento contractual.

4. Finalidades del tratamiento

4.1. Prestación del servicio

• Identificar a estudiantes, funcionarios y empleados.
• Registrar consumos y apoyar la      operación del restaurante y la cafetería.
• Gestionar comunicaciones con      padres, acudientes y funcionarios.
• Realizar procesos de facturación y      cobro del servicio a los padres o acudientes.
• Registrar e identificar a los      empleados de proveedores y contratistas que ingresen a los puntos de      servicio para cumplir con las obligaciones contractuales.

4.2. Videovigilancia

• Garantizar seguridad en las áreas      del servicio.
• Realizar control de calidad y      protocolos operativos.
• Atender incidentes, reclamaciones o      requerimientos disciplinarios.
• Suministrar evidencia para      auditorías.
• Controlar el acceso y permanencia de      empleados de proveedores y contratistas en áreas operativas.
• Las cámaras no se usan para fines      distintos a seguridad y control operativo.

4.3. Relación laboral

• Cumplir obligaciones contractuales      y legales.
• Supervisar el adecuado desempeño de      actividades operativas.

4.4. Cumplimiento de deberes legales y contractuales

• Responder solicitudes de      autoridades.
• Cumplir compromisos con      instituciones contratantes, proveedores y contratistas.

5. Tratamiento de datos de menores de edad

PROPPER GROUP S.A.S reconoce la protección reforzada que la ley otorga a los datos de menores.

Por ello:

• El tratamiento se realiza      exclusivamente con fines legítimos relacionados con la prestación del      servicio.
• Se respeta el interés superior      del menor.
• Se requiere autorización del      padre, acudiente o representante legal.

6. Transmisión y/o transferencia de datos a terceros

La información puede ser compartida únicamente con terceros necesarios para la operación:

6.1. Proveedor de software

• Recibe fotografías y códigos      internos para el funcionamiento del sistema de ingreso.

6.2. Colegio

• Puede recibir grabaciones, fotos o      registros para auditoría, calidad, seguridad o disciplina.

6.3. Otros proveedores o auditores

• Acceden únicamente a la información      necesaria para soporte técnico, auditoría o calidad.

6.4. Autoridades

• Se entrega información cuando      exista obligación legal.

NO se realizan transferencias internacionales de información.

6.5. Proveedores y contratistas

• Se comparten los datos estrictamente      necesarios para la ejecución contractual, facturación, pago, control      operativo y cumplimiento de obligaciones. 
• Gestión del contrato, seguridad, control de acceso, cumplimiento de obligaciones
• Estos terceros estarán sujetos a      cláusulas de confidencialidad y tratamiento de datos.

Todos los terceros actúan como Encargados del Tratamiento, bajo las disposiciones de la Ley 1581.

7. Autorización del Titular

PROPPER GROUP S.A.S realiza el tratamiento de datos personales únicamente con autorización previa, expresa e informada. Puede otorgarse de manera escrita, verbal o por conducta inequívoca. La autorización incluye finalidades, tipo de tratamiento, derechos del titular y canales de contacto. Se conservará prueba de la autorización. Si el titular entrega datos de terceros, declara contar con su autorización.

8. Casos en los que no se requiere autorización

Según la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando:

• La información es solicitada por entidad pública o judicial

• Los datos son de naturaleza pública

• Se trata de urgencia médica o sanitaria

• La ley autoriza el tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos

• Se trata del Registro Civil

• El tratamiento es necesario en una relación contractual o laboral

9. Derechos de los titulares

Padres, acudientes, funcionarios, empleados o sus representantes pueden:

• Conocer los datos que tratamos.
• Solicitar corrección, actualización o eliminación.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar reclamos ante PROPPER GROUP S.A.S.
• Revocar la autorización.
• Acudir a la Superintendencia de Industria y      Comercio si consideran vulnerados sus derechos.

10. Contacto para ejercer derechos:

PROPPER GROUP S.A.S cuenta con canales específicos por cada institución educativa en la que presta el servicio.

El titular podrá ejercer sus derechos de consulta, actualización, corrección o eliminación de datos a través del correo electrónico y/o número telefónico designado para el colegio correspondiente.

Dicha información será informada al momento de la recolección de los datos y estará disponible en el contrato del servicio, los avisos de privacidad, carteles informativos o documentos entregados en cada sede.

11. Procedimiento para ejercer derechos

1. Enviar solicitud al correo o dirección indicada.
2. Incluir nombre, identificación y descripción clara      de la petición.
3. PROPPER GROUP S.A.S analizará la solicitud.
4. Se responderá en los plazos establecidos por la ley (máximo 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos +      prórrogas).

12. Medidas de seguridad y conservación de la información

• La información se conservará únicamente por el      tiempo necesario para las finalidades informadas.
• Las videograbaciones tienen un tiempo de retención      limitado, salvo requerimientos legales.
• Se aplican medidas técnicas, humanas y      administrativas de seguridad:
  • Control       de acceso
  • Restricción       por roles
  • Almacenamiento       seguro

o Contraseñas 

12. Modificaciones a esta política

Cualquier cambio será publicado en www.proppergroup.com.co junto con la fecha de actualización y podrán comunicarse por otros medios que PROPPER GROUP S.A.S disponga.

13. Vigencia

Esta política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá activa mientras PROPPER GROUP S.A.S mantenga relación con los colegios o conserve datos para las finalidades descritas.